Инструкция за Съхраняване на Документи на Прекратени Осигурители

раздел I

Общи положения

6

чл. 1. (изм. - ДВ-40 от 18.05.2007) (1) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) С тази инструкция се уреждат редът и условията за предаването, приемането, изземването, обработването, съхраняването и използването на ведомости за заплати и трудовоправни документи, съставени и/или издадени от осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи.

(2) (доп. - ДВ-110 от 29.12.2020) Когато възнагражденията са изплащани по банков път към подлежащите на предаване ведомости за заплати, се прилагат и следните документи:

1. платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя;

2. фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.

5

чл. 2. (1) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016) Не се приемат и изземват документи, чийто срок на съхранение, установен в закон, е изтекъл.

(2) (изм. - ДВ-109 от 23.12.2008) След изтичане на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд.

(3) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016) Не се приемат и съхраняват документи по чл. 1 на осигурители, които имат правоприемник. В случай на спор между няколко осигурители относно правоприемството контролните органи на НОИ издават задължителни предписания за съхранение на документите по чл. 1 на тази страна по спора, която е правоприемник на прекратения осигурител.

(4) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Не се приемат и изземват документи по чл. 1:

1. които не са оформени и/или подписани съгласно действащия към датата на съставянето им ред;

2. чието физическо състояние не позволява да бъдат използвани за установяване на факти с правно значение при преценката на осигурителни права;

3. които са съставени и съхранявани като електронни документи:

а) ведомости за заплати - преди 1 януари 2002 г.;

б) трудовоправни документи - преди 1 януари 2017 г.

3

чл. 3. (1 историческа промяна, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Документи по чл. 1, съставени и/или издадени от прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да се унищожават. Лицата, които държат или знаят местонахождението на такива документи, уведомяват съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ) за тях.

4

чл. 4. (1) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Осигурителите и лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. от Кодекса за социално осигуряване (КСО) отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите по чл. 1 в ТП на НОИ.

(2) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-52 от 08.07.2016) За архивирането на останалата документация лицата по ал. 1 търсят съдействието на органите за управление на Националния архивен фонд.

8

чл. 5. (изм. - ДВ-40 от 18.05.2007) (1) (изм. - ДВ-52 от 08.07.2016) Предаване на документите по чл. 1 в ТП на НОИ се извършва при прекратяване дейността на осигурителя. Прекратяване на дейността съгласно чл. 5, ал. 10 КСО е налице в следните случаи:

1. (изм. - ДВ-52 от 08.07.2016) за физическите лица - осигурители, които упражняват дейност въз основа на предварителна регистрация, определена с нормативен акт (адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, регистрирани земеделски стопани и тютюнопроизводители и др.), за дата на прекратяване на дейността се счита датата на прекратяване на регистрацията;

2. за физическите лица - осигурители, извън тези по т. 1, които са регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на заличаване от регистъра;

3. (изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) за еднолични търговци за дата на прекратяване на дейността се счита датата, която е посочена в заявлението, а за неперсонифицираните дружества - датата, на която органът за управление е приел решение за прекратяване на дейността;

4. (изм. - ДВ-12 от 08.02.2011) за търговските дружества и кооперациите за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която е вписан ликвидатор в търговския регистър, за юридическите лица с нестопанска цел - датата, на която е вписан ликвидатор в регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към окръжния съд по седалище и адрес на управление на юридическото лице с нестопанска цел, а за банките и застрахователите - датата на решението за определяне на ликвидатор от органа по Закона за кредитните институции или Кодекса за застраховане;

5. за юридическите лица, извън тези по т. 4, за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която компетентният орган по закон или по учредителен акт е приел решение за прекратяване на дейността;

6. за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на влизане в сила на съдебното решение за обявяване в несъстоятелност.

(2) (изм. - ДВ-107 от 13.12.2013) Документите по чл. 1 не се приемат, ако не са прекратени трудовите договори на работниците и служителите, освен в случаите, когато осигурителят има наети лица по трудов договор, ангажирани с дейността по обработка на документацията, която подлежи на предаване в ТП на НОИ.

(3) Документите по чл. 1 не подлежат на предаване, ако са прекратени клонове или поделения на осигурителя или е извършена частична ликвидация на дейността му.

(4) (нова - ДВ-34 от 04.05.2012) Документите по чл. 1 подлежат на предаване, без да е извършена ликвидация в случай на прекратяване на регистрацията на клонове или поделения на чуждестранни осигурители със седалище и адрес на управление в чужбина.

(5) (3 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) За предаване на документите в ТП на НОИ се подава писмено заявление по образец, утвърден от управителя на Националния осигурителен институт, към което се прилагат:

1. (изм. - ДВ-52 от 08.07.2016) за прекратените юридически лица с нестопанска цел - удостоверения от регистъра на юридическите лица с нестопанска цел към съответния окръжен съд;

2. (изм. - ДВ-107 от 13.12.2013) за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност - съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила.

(6) (2 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Заявлението се подава в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността съгласно ал. 1, а в случаите по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО - в тримесечен срок от датата на служебно заличаване на клона на чуждестранния търговец.

(7) (3 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Заявлението се подава от:

1. лицето, представляващо осигурителя - лично или чрез упълномощено от него лице съгласно чл. 18 от Административно-процесуалния кодекс (АПК);

2. лицата по чл. 5, ал. 10, изр. посл. КСО;

3. наследниците на починалия едноличен търговец, едноличен собственик на търговско дружество или физическо лице - осигурител.

(8) (3 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Когато заявлението се подава от пълномощник, копие от пълномощното се прилага към него и се съхранява в ТП на НОИ. Когато заявлението се подава от лице по ал. 7, т. 3 и към него не е приложено удостоверение за наследници, същото се изисква служебно от съответната община (кметство). Общината (кметството) изпраща удостоверението в 14-дневен срок от получаване на искането. В тези случаи заявлението може да бъде подадено само от един от наследниците, ако е упълномощен с нотариално заверено пълномощно за това от останалите наследници.

(9) (3 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Заявлението се подава по един от следните начини:

1. на място в съответното ТП на НОИ или в съответния регионален архивен център;

2. чрез лицензиран пощенски оператор;

3. по електронен път по реда на Закона за електронното управление (ЗЕУ).

(10) (1 историческа промяна, отм. - ДВ-52 от 08.07.2016)

5

чл. 6. (1 историческа промяна, изм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016) (1) (изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Документите по чл. 1 на хартиен носител могат да бъдат иззети по нареждане на ръководителя на ТП на НОИ въз основа на мотивирано предложение на длъжностното лице, на което е възложено ръководството на осигурителния архив в ТП на НОИ, когато:

1. (изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) не е подадено заявление в срока по чл. 5, ал. 6;

2. (изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) след подаване на заявление по чл. 5, ал. 5 задълженото лице не се е явило в срока, определен за предаване на документите;

3. (изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) е постъпило уведомление от лице, което държи или знае местонахождението на ведомости за заплати на прекратен осигурител, който няма правоприемник, или на осигурител по т. 4;

4. (доп. - ДВ-110 от 29.12.2020) осигурителят не е прекратил дейност съгласно чл. 5, ал. 1, но не е извършвал дейност през повече от една календарна година и има риск осигурените лица да не могат да удостоверят осигурителните си права, поради неправилно съхранение на документите по чл. 1 или поради обстоятелството, че не им се издават документи за осигурителен стаж и осигурителен доход.

(2) (доп. - ДВ-110 от 29.12.2020) Не се пристъпва към изземване, когато са налице условията по чл. 2, ал. 4, т. 1 и 2.

(3) (отм. - ДВ-110 от 29.12.2020)

раздел II

Предварителна обработка на подлежащата на предаване документация (загл. изм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016)

7

чл. 7. (1) (7 - дв, бр. 40 о т 2007 г., изм. и доп. - ДВ-6 от 23.01.2015 изм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016">2 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Документите по чл. 1 на хартиен носител се обработват от лицата по чл. 4, ал. 1 за тяхна сметка съобразно изискванията на чл. 8 - 13.

(2) (4 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Иззетите по реда на чл. 6 документи, които не са обработени, се обработват съобразно изискванията на чл. 8 - 13 за сметка на НОИ от определени от ръководителя на ТП на НОИ служители или от избран по реда на Закона за обществените поръчки изпълнител.

(3) (2 исторически промени, отм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016)

2

чл. 8. (1) Документите по чл. 1 се систематизират в дела, оформени в отделни папки.

(2) Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите по видове.

(3) (изм. - ДВ-40 от 18.05.2007) Делото следва да съдържа само един вид документи и да не надвишава 250 листове.

4

чл. 9. (1) Обработването на делата за съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и почистване от метални крепители.

(2) Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата.

(3) Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата, листове се номерират като два листа.

(4) (2 исторически промени, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) В делата, съдържащи трудовоправни документи, документите се подреждат за всяко лице в хронологичен ред.

(5) (нова - ДВ-40 от 18.05.2007) Когато при номерацията са пропуснати страници, не се извършва нова номерация, а пропуснатите страници се номерират с цифри и букви.

чл. 10. (1) При оформяне на заглавната страница на делото се посочват:

1. пълното наименование на осигурителя, а в скоби - съкратеното, ако има такова, и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);

2. наименованието на поделението и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);

3. заглавието на делото според вида на документите в него;

4. началните и крайните дати на документите в делото.

(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

(3) Ако делото е формирано от един осигурител, а е приключено от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) на осигурителя-правоприемник.

чл. 11. (1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).

(2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.

(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

4

чл. 12. (1) След оформянето на делата се съставят описи, които се състоят от:

1. заглавен лист;

2. данни за делата (описание на документите в делата);

3. рекапитулация.

(2) (доп. - ДВ-40 от 18.05.2007) В заглавния лист на описа се вписват пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя, БУЛСТАТ (ЕКПОУ), поредният номер на описа, началната и крайната дата на включените в описа дела и броят на листовете на описа. Ако липсват документи, се вписва периодът, за който се отнасят.

(3) При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.

(4) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-110 от 29.12.2020) Когато осигурителят е имал поделения, които самостоятелно са водили ведомости за заплати, за всяко от тях се съставят отделни описи на делата.

(5) (1 историческа промяна, изм. - ДВ-52 от 08.07.2016, в сила от 08.07.2016) Описите се подписват и подпечатват от лицата, представляващи осигурителите или от упълномощени от тях длъжностни лица или от лицата по чл. 5, ал. 7, т. 2 и 3, като се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителя.

чл. 13. (1) В описа се включват следните данни за делата:

1. пореден номер на делото;

2. заглавие на делото;

3. начална и крайна дата на документите в делото;

4. брой на листовете, включени в делото;

5. забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периодът, за който се отнасят.

(2) В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.