Завеждане счетоводството на едно предприятие минава през няколко прегледа и анализа на състоянието на счетоводната отчетност до момента и на информационните нужди, които то трябва да задоволява: (1) на ръководството за вземане на правилни управленски решения; (2) на акционерите, за да следят как се развива и възвръща тяхната инвестиция; (3) на кредиторите, за да оценяват има ли риск от невръщане на предоставените кредити; (4) на доставчиците, за да оценяват има ли опасност от забавяне в плащанията на доставките, и не на последно място (5) на данъчната администрация, за да контролира и събира дължимите към държавния бюджет данъци. Разбира се, ако предприятието е ново, тогава остава само анализът за информационните нужди, които счетоводната информация трябва да задоволява за в бъдеще и да бъдат предвидени потенциалните нужди от аналитична информация на всички заинтересовани страни.
1. Преглед и Анализ на Счетоводна Отчетност
Прегледът и анализът на счетоводната отчетност на едно предприятие, към определен момент, включват:
• Преглед на приложимото законодателство и счетоводни стандарти:
- кои данъчни и стопански закони регламентират дейността на предприятието и дали то е изпълнило специфичните изисквания на тези закони: като регистрационни, разрешителни и/или лицензионни режими;
- кои са използваните и приложимите счетоводни стандарти (Национални или Международни) и дали предприятието прилага тези, които трябва да прилага или е подходящо да прилага (в случите на възможността да се прилагат Международните счетоводни стандарти).
• Преглед на използваната счетоводна политика (счетоводната политика е съвкупност от политики за счетоводното отчитане на различните обекти в едно предприятие, съгласно приложимите счетоводни стандарти):
• Преглед на използвания сметкоплан:
- дали ръководството на предприятието е одобрило индивидуален сметкоплан, от кого и кога е разработен, от колко време се използва и променян ли е през годините;
- дали използваните сметки в сметкоплана са достатъчни (или в повече), за да представят в достатъчно добра светлина дейността и финансовото състояние на предприятието;
- дали използваните сметки (там, където е необходимо), имат достатъчно добра и добре структурирана аналитичност и поданалитичност, за да представят във възможно най-разбираем вид случващото се в рамките на един обект (тоест дава ли аналитична и структурирана информация за целите на изготвяне на специфични отчети за мениджърски, търговски и други нужди);
- дали сметкопланът проследява разчетите по всеки документ, по който е възникнало вземане или задължение в предприятието.
• Преглед за стандартизация в счетоводното отчитане:
• Преглед на практиките за осчетоводяване:
• Преглед на капитала, акционерите (съдружниците) и свързаните лица:
- коректно ли е осчетоводен, записан и внесен капитал и дали се отчита аналитично по акционери (съдружници);
- води ли се акционерна книга (книга за дяловете) и ако се води – как;
- налични ли са всички актове и решения на ръководните органи и направени ли са нужните осчетоводявания във връзка с тях (особено за разпределение на печалби или дивидент, покриване на загуби и т.н.);
- идентифицират се свързаните лица и сделките с тях, за да се провери дали са протекли при пазарни условия, или не, ако трябва да се оценят евентуални данъчни последици от това.
• Преглед и анализ на наличните дълготрайни активи и материални запаси:
• Преглед и анализ на формираната себестойност:
• Преглед и анализ на паричните средства, вземанията и задълженията:
- дали паричните средства по данни от счетоводните сметки фактически отговарят на наличностите по банкови сметки и физически каси, което се удостоверява с писмо за потвърждение на салда от банката и фактическо преброяване на парите на каса;
- дали всички банкови извлечения и документи са налични, водена ли е касова книга и ако е водена – как;
- дали съвпадат крайните месечни салда по банковите извлечения и касовите книги със счетоводните салда, които ги отразяват;
- дали валутните сметки се отчитат количествено (по вид валута) и на какъв период се преоценяват (ежедневно, ежемесечно или годишно);
- дали вземанията от клиенти и други контрагенти, по данни от счетоводните сметки, са коректни и вярно отразяват размера на реалните вземания – ако се прецени за целесъобразно и ръководството на предприятието е убедено, е препоръчително да се поиска потвърждение на всяко едно вземане от всеки един длъжник, в това число да се оцени и способността му да върне това свое задължение към предприятието. Препоръчително е да се анализира вероятността дали е възможно да съществуват вземания и от други клиенти и контрагенти, за които няма данни в счетоводството, след което да се потърси начин за тяхното потвърждаване – това може да произлезе от известни и/или предполагаеми договорни (много вероятни или неизбежни) отношения (договори);
- дали задълженията към доставчици и други контрагенти (в т.ч. кредити), по данни от счетоводните сметки, са коректни и вярно отразяват размера на реалните задължения – ако се прецени за целесъобразно и ръководството на предприятието е убедено, е препоръчително да се поиска потвърждение на всяко едно задължение от всеки един доставчик или кредитор. Препоръчително е да се анализира вероятността дали е възможно да съществуват задължения и към други доставчици и контрагенти, за които няма данни в счетоводството, след което да се потърси начин за тяхното потвърждаване.
• Преглед на специфични взаимоотношения с чуждестранни лица:
• Преглед на отчитането на работните заплати и разчетите с личния състав:
• Преглед и анализ на оборотната ведомост във всички нейни форми, както и другите счетоводни справки:
- оборотната ведомост във всички нейни форми и разновидности, заедно с всички други счетоводни справки, трябва да бъдат разгледани много внимателно (сметка по сметка, аналитичност по аналитичност, партида по партида, оборот по оборот и салдо по салдо), за да не остане нещо, за което да не е разбрано откъде е дошло (изостанало) и защо е такава неговата стойност. Прегледът и анализът на оборотната ведомост и счетоводните справки са разгледани много подробно в раздел ”Счетоводни Справки”;
- специално внимание за сметки от типа „Други кредитори“, „Други дебитори“ и „Провизии“ и изследване на техния произход и коректност в отчитането;
- специално внимание за сметки „Приходи за бъдещи периоди“ и „Разходи за бъдещи периоди“ и изследване на техния произход и коректност в отчитането;
- има ли „Разчети по отсрочени данъци“, от какво са възникнали и коректно ли се отчитат;
- има ли „Други условни пасиви“ и „Други условни активи“ (задбалансови), от какво са възникнали и коректно ли са отчетени.
• Преглед на разчетите по ДДС (ако предприятието е регистрирано по ЗДДС):
• Преглед на финансовите отчети и данъчна декларация за последните 2, 3 или 5 предходни отчетни периода (в зависимост от времето, ресурсите и информацията, с която се разполага, е добре да бъдат разгледани отчетността и отчетите на поне предходните два
• Преглед на всички договори, търговска кореспонденция, актове и съдебни спорове (дела):
- дали има наличен регистър за сключените договори, търговската кореспонденция, актовете на контролни органи и водените съдебни спорове (дела) и дали са налични сключените договори, търговската кореспонденция, актовете на контролни органи и преписки за водените съдебни спорове (дела);
- дали в наличните договори и търговска кореспонденция няма задължения, рискове или вземания, които трябва да бъдат отразени в счетоводството, но все още не са;
- дали от актовете на различни контролни органи не са произтекли задължения, които трябва да бъдат отразени в счетоводството, но все още не са;
- дали от наличните преписки по съдебни спорове (дела) не възниква необходимостта от счетоводни записвания, които все още не са направени.
2. Завеждане на Счетоводството
След като е извършен преглед и анализ на дейността и счетоводната отчетност на едно предприятие и са събрани посочените в предходната точка документи, се пристъпва към завеждане (презавеждане) на счетоводството му от определен момент, което включва:
• Анализ на дейността на предприятието (ако вече не е направен при прегледа и анализа по предходната точка):
• Анализ на информационните нужди на ръководството, акционерите и кредиторите:
- какви специфични справки, освен стандартните отчети и доклади, и с каква периодичност ще изисква ръководството;
- каква информация (отчети и/или справки) и с каква периодичност ще изискват акционерите/съдружниците;
- каква информация (отчети и/или справки) и с каква периодичност ще изискват кредиторите, партньори, инвеститори и други.
• Идентифициране на обичайните стопански операции за предприятието:
• Съставяне на счетоводна политика:
- след като е анализирана дейността на предприятието и информационните нужди на основните потребители на информация, с ръководството на предприятието се съгласуват и политиките за отчитане на отделни обекти в отчетността на предприятието, съгласно приложимите счетоводни стандарти;
- съставя се счетоводна политика, която, ако се различава с предходна такава, се аргументира кое налага промените в нея;
- представител на ръководството с нарочен акт одобрява счетоводната политика за прилагане;
- към този раздел е приложен модел на счетоводна политика с алтернативни възможности в отчитането на различни обекти.
• Съставяне на индивидуален сметкоплан:
• Завеждане на началните салда в сметкоплана:
• Стандартизиране на отчетността:
- за по-голямо удобство при работа, за по-добра статистика, за лесна заменяемост или съвместна работа на счетоводители, е нужна стандартизация при осчетоводяването на всяко едно предприятие. Освен стандартизиране осчетоводяването на обичайните стопански операции, е добре да се стандартизират и използваните номенклатури на документи, на счетоводни операции и на счетоводни папки;
- към този раздел са приложени модели за стандартизирани номенклатури на документите, счетоводните операции и счетоводните папки.
