Трудовата книжка се съхранява от работника или служителя, който е длъжен да я представя на работодателя при поискване, както и за вписване на нови обстоятелства в нея.
Работникът или служителят е длъжен да представи трудовата си книжка при постъпване на работа. Задължението отпада единствено когато работникът или служителят постъпва на работа за първи път и е удостоверил това с писмена декларация.