Задай въпрос тук
Георги Димитров Георги Димитров Kreston BulMar обработка на заплати - Управляващ съдружник

4.4.3. Документиране

Публикувано на: 27.12.2010





Документирането на ползването, прекъсването и отлагането на платения годишен отпуск е важна част от работата на длъжностните лица, обработващи информацията свързана с личния състав в предприятието. Често тази дейност е прехвърляна на лица, които не се занимават пряко с изготвяне и класиране на документи за личния състав, което води до грешки в информацията, както и затруднява изготвянето на справки за мениджмънта и различните институции изискващи подобна информация. В последните години все повече се налага използването на автоматизирана система за обмен на документи, както и система за управление на личния състав. В подобни системи може да се поддържат електронни досиета на работници и служители, което от своя страна улеснява генерирането на различни справки, както за ползването на платените отпуски така и за други цели свързани с документацията касаеща личния състав.


Тук ще обърнем внимание на документирането и съхраняването на различните документи удостоверяващи ползването на платените отпуски.


Искане и Разрешаване на ползването


Молба за отпуск - За да може служителя да ползва платения си отпуск той трябва да отправи молба до работодателя, с която да изрази желанието и волята си да ползва полагащия му се платен отпуск. В молбата работника или служителя задължително вписва вид и размер на искания отпуск, както и началото на неговото ползване. Когато исканият платен отпуск е полагаем и неизползван такъв от предходни години, в молбата трябва да се укаже, за коя година се отнася.

Има различни видове платен отпуск, които са следствие от граждански или други задължения. За тези отпуски, към молбата за ползване се представя и копие или оригинал на документа, който удостоверява придобиването на правото на отпуск. Някои от тях са:

          - За кръводаряване – удостоверение / бележка за дарена кръв;

          - За встъпване в брак – копие от удостоверение за сключен граждански брак;

          - При смърт на роднина по права линия – копие от смъртен акт;

          - При отправено предизвестие, от работодателя, за прекратяване на трудовото правоотношение. Отпуска на това основание се ползва в размер от един час дневно, за дните на предизвестието, и се разрешава на работника или служителя за да си търси работа. – Тук трябва да се има предвид, че от този отпуск може да се възползват само работници или служители, работещи на осемчасов работен ден. Работници или служители работещи 7 или по-малко часове нямат право на такъв отпуск.

         - За друг вид отпуск по Кодекса на Труда – документ удостоверяващ съответното основание.


Заповед за отпуск - Разрешаването или отказването на ползването на платените отпуски става посредством заповед за разрешаване или отказване на ползването. Когато заповедта е за разрешаване на отпуска в нея трябва да се впишат Вида и основанието за ползване на отпуск, размер и начало на ползването. Когато заповедта е за отказ, работодателя трябва да впише в нея мотивите за отказа на ползването. Както вече уточнихме, в повечето случаи отказа на работодателя се отнася до размера и периода на ползване, а не до правото на ползване на съответния отпуск. Още повече, че работодателя може да откаже отпуска само поради важни производствени причини и този отказ на практика отлага ползването за друг период по смисъла на чл 176. Все пак има видове отпуски за които работодателя не може да постановява отказ, когато са поискани съгласно правилата. Това са отпуските за изпълнение на граждански и други задължения, когато към тях са приложени съответните документи удостоверяващи правото на ползване. Това могат да бъдат също и отпуски за обучение, със или без съгласието на работодателя. Тук трябва да поясним, че когато работник или служител учи редовно обучение, със съгласието на работодателя, отпуските за обучение могат да бъдат платени, а когато не е искал разрешението на работодателя, отпуските за обучение могат да бъдат и неплатени. Независимо от това дали  работодателя е съгласен или не с обучението на работника или служителя, той е длъжен да го освобождава, когато обучението го налага, но при представяне, от страна на работника, на необходимите документи.

Работодателя има право да разпореди ползването на полагаемия платен годишен отпуск без той да е поискан от работника или служителя при определени условия. В тези случаи не се изисква молба за отпуск, но задължително се изготвя заповед, в която точно се вписват мотивите и се прилагат документи удостоверяващи правото на работодателя.


Тези случаи са:

          - По време на престой повече от 5 работни дни – Началото на престоя трябва да бъде нагледно отразено в писмен акт на работодателя. Копие от акта за начало на престой се прилага към заповедта.

                 - При ползване на отпуска едновременно от всички работници или служители – когато това е предвидено в нормативен акт, в колективен трудов договор или в правилника за вътрешния трудов ред;

                 - В случай че работникът или служителят не е поискал отпуска до 5 работни дни след определената в графика начална дата за ползването му.


Покана за ползване на полагаем платен отпуск

Когато полагаемия платен отпуск не е използван от работника или служителя, по определения в графика ред за ползване, работодателя може да отправи покана за ползване на полагаемия платен отпуск. Поканата се изготвя писмено и представянето и се удостоверява с подпис на лицето. В поканата не се вписва размер и начало на ползването на отпуск. Поканата има за цел да напомни на работника или служителя, че не е ползвал полагащия му се платен отпуск по изготвения от работодателя график.

Поканата не е задължителен документ, но може да бъде приложена към заповедта за предоставяне на отпуск на основание чл. 173 ал. 7 т 3 от КТ, когато работника или служителя не е поискал отпуска в определения в графика ред.

Правото на работодателя да разпореди ползването на платен отпуск се отнася само за полагаемия платен годишен отпуск.



Коментари