Задай въпрос тук
Адриана Ноева Адриана Ноева Kreston BulMar обработка на заплати

Необходими документи при проверка от Инспекцията от труда

Публикувано на: 17.02.2014



Преглед на документите, които най-често се изискват при евентуална проверка от Инспекцията по труда и как би следвало да подготвите тези документи.

Договор със служба по Трудова медицина

По закон сте задължени да имате договор със служба по Трудова медицина, която да ви изготви минимално:

  • Оценка на риска по работни места и длъжности;
    • Събиране на необходимата информация за анализирането на рисковете;
    • Идентифициране на рисковете;
    • Оценяване на риска и вероятността за неговото появяване;
    • Препоръки за намаляване и контрол на рисковете;
    • Документиране на риска – изготвяне на карти за оценка на риска.
  • Програма за намаляване на риска;
  • Удостоверение за лицата оторизирани да извършат първоначалния инструктаж;
    • Извършват се обучения по за придобиване на квалификационни групи по електро-безопасност, съгласно Правилник за безопасност и здраве при работа по електрообзавеждане с напрежение до 1000 V;
    • Обучения на представителите на работодателите и на работниците и служителите в комитетите и групите по условия на труд в търговските дружества с обем, обхват и продължителност, регламентирани в Наредба № 4 за обучението на представителите в комитетите и групите по условия на труд в предприятията, издадена от министъра на труда и социалната политика и министъра на здравеопазването, обн. ДВ , бр. 133 от 11.11.1998;
    • Обучения на длъжностни лица по безопасност и здраве при работа, пряко подчинени на работодателите и изпълняващи важни функции във фирмената система за управление и организация на дейностите, свързани с безопасни условия на труд. Целта на това обучение е да запознае участниците а ги подпомогне в създаването на фирмена политика за превантивност, обхващаща организацията на работа, технологията, работните места, оборудването и всички участници в трудовата дейност;
    • Проиграване на програми за предотвратяване на пожари и правила за поведения при бедствия и аварии.
  • - Правилник за вътрешния трудов ред, в който се регламентира режима на достъп до предприятието и поведението на работещите.
  • Правила за действия на работещите при пожар, бедствия и аварии.
  • Службата по трудова медицина организира и извършва профилактични медицински прегледи на работещите, в съответствие с изискванията на Закона за здравето, Закона за здравословни и безопасни условия на труд.
  • Документите, регистриращи дейността на КУТ и ГУТ.
  • Инструкции за безопасност при работа с машини или съоръжения.
  • Подготовка на персонала за безопасна работа чрез съвместно разработване на видовете инструктажи и програмите, които те обхващат.
  • Разработване на физиологичен режим на труд и почивка.
  • Протоколи от измервания на работната среда-шум, прах, осветеност и др.
  • Списък за полагащото се работно облекло и ЛПС по професии и със срокове за износване.

Книги за първоначален, периодичен, ежедневен и извънреден инструктаж на персонала

Всички тези книги са задължителни по закон, за да документирате, че на вашите служители им е проведен инструктаж за евентуални опасности на работното място, за да може утре пак да ви бъдат от полза и работят щастливи за себе си и вас.

Изготвяне на Програма за провеждане и заповед на лицата, които са обучени да провеждат инструктажа по безопасност.

Досиета на служителите

Всички необходими документи за досие на служител може да си набавите още с назначаването му и да допълвате по време на неговото пребиваване при вас.

Ето и важните елементи от състава на едно личното досие на работник, които да имате в наличност:

  • Трудов договор с подписи на ВСИЧКИ места, където пише подпис на Работник;
  • Справка от НАП за подадено Уведомление по чл.62 подписано от Работника;
  • Служебна бележка за направен първоначален инструктаж на лицето за безопасни условия на труд.
  • Длъжностна характеристика
  • Допълнителни споразумения към трудовия договор и Справки от НАП за подадени уведомления към споразуменията/ако по закон се налага уведомяването на промените в Трудовите правоотношения/ с подписи на ВСИЧКИ места на Работник
  • Молби за отпуск
  • Заповеди за разрешаване на отпуска.
  •  Декларация за съгласие за изплащане на заплатата по посочена от работника лична банкова сметка-ако липсва собственоръчно подписан документ не можете да изплащате заплатата по банков път, иначе сте в нарушение на чл.270 ал.3 от КТ.
  • Декларация от работника за непредставяне на трудова книжка, при започване на работа /при непредставяне на трудова книжка/ Особено важно!!!
  • Ако имате такава ще сте спокойни, когато решат да ви попитат :“Защо не сте начислили процент за прослужено време  и професионален стаж?“
  • Заповед за прекратяване на работника –подписана от него
  • Приемо – предавателен  протокол за получаване на оформената трудовата книжка от служителя при напускане.

Регистър за издадените трудови книжки

Нужно е да пазите Регистър за новоиздадените трудови книжки от фирмата, както и за получаване на трудовите книжки при напускане на служителите.

Датата на предаване на трудовата книжка от работодателя на работника или служителя се отбелязва в дневника за издаване на трудови книжки

Книга за извънредния труд

Книга за извънредния труд тряжва да носи подпис на отговорно лице и печат на фирмата.

Форма 76

Нужно е да водите график и присъствени форми за работното време и смени на служителите, наричан още Форма 76

Книга за проверки от Инспекцията по труда

Изисква се да имате книга (тетрадка) за проверка от Инспекцията по труда, която да бъде надписана, прошнурована, прономерована и ЗАВЕРЕНА в Инспекцията по труда (по чл. 408 от Кодекса на труда).

Колкото обекта има фирмата – толкова осигурени тетрадки за всяко подразделение сте длъжни да имате на място.

Вътрешни правила

Вътрешните правила трябва да съдържат:

  • Общи правила
  • Основни задължения на ръководството на фирмата
  • Основни задължения на работниците и служителите
  • Работно време и неговото използване
  • Нарушение на трудовата дисциплина и наказания.

Правилник за вътрешния трудов ред

Правилника за вътрешния трудов ред е изискване по чл.181 от Кодекса на Труда. В него се определят правата и задълженията на работниците и служителите и на работодателя по трудовото правоотношение и урежда организацията на труда в предприятието съобразно особеностите на неговата дейност.

Декларация по чл.15 от ЗБУТ

Декларацията се заверява до 30-ти април на следващата година в Главна инспекция по труда, когато има промяна на икономическата дейност на предприятието, управителя, подразделенията на фирмата или работните места. Когато няма промяна на декларираните данни за изтеклата година остава задължението да подадете уведомление .

График за отпуските за текущата година

Графика за отпуски се изисква по чл. 173 от Кодекса на Труда. В него трябва да бъдат предвидени и неизползваните отпуски от минали години, които са отложени по надлежния ред описани в чл.176 от Кодекса на труда:

Други необходими документи

  • Идентификационна карта (по образец) - Попълнена, подписана и подпечатана;
  • Ведомости за работни заплати - подписани от служителите. Ако заплатите се изплащат по банков път, трябва да са само с подпис и печат на фирмата;
  • Копие от договор за обслужване на ел. съоръжения, ако се обслужват от външна фирма или списък на собствен електротехнически персонал и лицата, които при работа са изложени на риск от работа с ел. ток;
  • Документи за защитена квалификационна група по ел. безопасност.

Още по темата

Още по темата може да научите и от видео семинар Готови за проверка от Инспекцията по труда с лектор Адриана Ноева (автора на статията). В долния плеър може да видите демо-филм от семинара.



Коментари