ст.счетоводител

Счетоводно и документално отразяване на получени различия при инвентаризация в бюджетна организация



Уважаеми експерти, отново се обръщам към Вас за съдействие, мнение или консултация, предвид опита, който имате, а и казусите, които ежедневно решавате.

Аз съм старши счетоводител в бюджетна организация и при осъществяване на годишна инвентаризация на наличните материални запаси в една от собствените ни бази се установи различие между материалите, които инвентаризираме. В конкретния случай материалите, получени в нашата организация са заприходени и са заведени счетоводно в задбалансова счетоводна сметка - 9120 като чужди материални запаси, тъй като са продадени на клиент, но са все още на съхранение в наша складова база / тази, в която се извършва и инвентаризацията /. При преместването на тези материали от организация, в която се съхраняват в нашата собствена база са изготвени необходимите приемо-предавателни документи. В тях същите материали са посочени в 4 броя групови позиции със съответно количество.

Това се е случило преди няколко години. Сега при проведената инвентаризация се установи, че по счетоводни данни, както и по инв.опис материалите са с различна номенклатура като наименование и са в повече от 10 позиции,както се установи в приложените документи при продажбата им, а не както е по приемо-предавателни документи. Как да се отрази това в счетоводните документи и може ли въз основа на доклад или някакъв друг документ тези позиции да се обединят, за да бъдат заведени по приемо-предавателни документи. Но реално материалите, които са в нашата складова база отговарят на тези, които са и до момента в счетоводните ни данни и в инв.опис.

Проблема, който сега се откри е, че МОЛ се е задължило с 4 групови позиции, които обединяват наличните материали, както и при реалното претегляне на всичките над 10 налични материални запаси има в някои от тях излишък, а в други липса, но като цяло по група материали отговарят на реалните количества, а между тях се компенсират. При приетите правила в нашата организация няма уточнение и незная дали въобще е възможно да се компенсират липси и излишъци на чужди мат. запаси, които не са наша собственост, но са при нас на съхранение, защото купувача все още не ги е преместил/транспортирал от нашия склад.

Въпросът ми е по какъв начин може документално и счетоводно да се отразят реално съществуващите налични материали по групови позиции и как да се обоснове окрупняването им - с доклад, с предложение от инвентар.комисия или и от МОЛ, за да може да се достигне уеднаквяване на инв.опис и счет.информация с наличните приемо-предавателни документи. И също така по какъв начин да се обосновем при количествените различия, констатирани при претеглянето им.

Искам само да обърна внимание, че до момента при всяка извършена инвентаризация през годините и в счетоводната ни програма материалите са с номенклатура и количества, които са в приложение към договора, с който са закупени - т.е. в повече от 10 позиции. В счет.програма има възможности за промяна на заведената номенклатура, но за да се извърши всяка счет.операция трябва да е документално обоснована. Как според Вас да се разреши този казус в съответствие със законовите разпоредби и съществуващата практика?

Предварително благодаря за оказаното съдействие и изразеното мнение!



Отговори

  • Здравейте,

    Бих искал първо да обобщя фактическата обстановка (така, както съм я разбрал), понеже е доста обстойно изложена
    1. Материалите никога не са били ваши. Единственото Ви отношение към тях е съхранението им.
    2. При фактическото приемане на материалите във Вашия склад е съставен приемо-предавателен протокол, който отразява 4 позиции със съответните количества.
    3. Материалите са заведени във Вашите счетоводни книги като 10 различни позиции със съответните си количества, които съответстват като номенклатури на направената инвентаризация и на приложението към договора за тяхното закупуване.
    Вашият казус се свежда до това как да оеднаквите двете номенклатури (приемо-предавателният опис и счетоводните данни).
    По мое мнение няма проблем в така изложената ситуация при положение, че няма фактически липси на материални запаси. Това, което искате, е да реструктурирате начина, по който водите съответните задбалансови активи във Вашите счетоводни сметки. По принцип няма законово изискване по какъв начин да се документира това. При положение, че при Вас това е задължително, то можете да си издадете вътрешен протокол за промяната на номенклатурите.
    Все пак смятам, че е по-логично да не променяте номенклатурата във Вашето счетоводство, защото тя съответства на договора за покупка на активите. Не мисля, че усилията за оеднаквяване ще бъдат оправдани.

    Поздрави,
    Димитър Пашов
    • 18 Sep 2013 09:53
    • (Потребител)
    • 0
    Благодаря за експертното мнение, решихме казуса и в съответствие с практиката в организацията и съгласно вътрешните правила за инвентаризации. Съобразили сме се с тях и не сме променили и уеднаквили номенклатурите. Оценката Ви е точна и още веднъж благодаря за изразеното отношение към моя въпрос. С пожелание за успешен ден и спорна работа.
  • За да коментирате е нужно да сте регистриран в системата

-->