Задай въпрос тук
Kreston BulMar Kreston BulMar Експерт

2.5 Счетоводни Папки

Публикувано на: 20.11.2010





1. Счетоводна Папка

01

Определение


Счетоводната Папка, наричана по-нататък за краткост Папка/та, е съвкупност от Първични и Вторични Счетоводни Документи, Счетоводни Регистри и други Документи отразяващи еднотипни счетоводни операции, подредени в хронологичен ред – физически и/или електронно.

02

Съхранение на Папките


1. Папките се подреждат в класьори по една или по няколко в зависимост от броя на Документите в тях.

2. Папките се номерират с цели числа, а когато е необходимо да се създаде допълнителна аналитичност или удобство за класиране и работа с Документите на Клиент се създават подпапки на основната Папка, които се номерират с номера на основната Папка и допълнителни до две цифри след десетичната точка.

3. Настоящата Работна Инструкция е предвидила в определени случаи подпапки на основните Папки с конкретни номера, но когато възникне обоснована нужда от въвеждането на различна подпапка, всеки Оперативен Счетоводител може да разкрие такава, като я номерира съгласно предходната точка.

4. Върху всеки класьор с Папки се поставя етикет, на който се изписват името на Клиента, името на Оперативния Счетоводител и номерата на съдържащите се в него Папки.

5. В класьора Папките се подреждат в реда посочен на етикета.

6. Всяка Папка започва с червен разделителен лист, поставен в пластмасов джоб, на който е изписан номера и наименованието на Папката.

03

Подреждане на Документите в Папка


1. Документите в Папка се подреждат и осчетоводяват по дати съобразно счетоводната хронология, с изключение на случаите, в които Документи пристигат с голямо закъснение и не могат да бъдат подредени и осчетоводени на съответстващото им в хронологията място.

2. Месеците в една Папка се отделят чрез жълт разделителен лист, поставен в пластмасов джоб, на който е изписан месеца и годината. Ако Документите за един месец в една папка са по-малко от десет за тях не се поставя разделител.

3. Червените разделителни листове за Папки и жълтите разделителни листове за месеците в тях се подготвят от Административния Секретар и се предоставят на Оперативните Счетоводители при поискване.

2. Номериране, наименование и съдържание на Папка

01

Папка № 1.00 - Приход каса в лева (Дт 501)


Съдържа приходни касови ордери за постъпили суми в брой в лева.

02

Папка № 2.00 - Разход каса в лева (Кт 501)


Съдържа, разходни касови ордери за изплатени суми в брой в лева, авансови отчети, разписки, квитанции и други разходни документи, които не са класирани на друго място.

03

Папка № 3.00 - Разплащателна сметка в лева (Дт/Кт 503)


1. Съдържа банкови извлечения по разплащателни сметки в лева с екземпляр от съответните нареждания към тях.

2. За всяка следваща разкрита банкова сметка със съответстващ номер 5031, 5032 се създава нова папка съответно 3.01, 3.02 и т.н.

3. Когато има открита Набирателна Сметка се води с номер 3.90 – Набирателна Сметка, като в името на сметката се вписва номера й и името на банката, в която е открита.

04

Папка № 4.00 - Издадени Фактури в лева (Дт 411 Клиенти)


1. Съдържа всички издадени фактури, независимо от начина на плащане – в брой или по сметка, дневни и месечни финансови отчети в лева.

2. Всички фактури и дневни финансови отчети задължително се осчетоводяват през разчетната сметка 411 – Клиенти, където се завеждат аналитично по Клиенти.

3. За Фактурите, платени в брой, в деня на издаването им и за дневните финансови отчети, веднага се съставя втора статия към Документа за отчитане на плащането за закриване на разчета.

4. За Фактурите, плащани по банкова сметка, плащането за закриване на разчета се отчита към момента на постъпването на парите по банковата сметка в съответната папка.

05

Папка № 5.00 - Получени Фактури в лева (Кт 401 Доставчици)


1. Съдържа всички получени фактури в лева, независимо от начина на плащане - в брой или по банкова сметка.

2. Всички получени фактури задължително се осчетоводяват през разчетната сметка 401 – Доставчици, където се завеждат аналитично по Доставчици.

3. За Фактурите, платени в брой в деня на издаването им веднага се съставя втора статия към нея за отчитане на плащане за закриване на разчета.

4. За Фактурите, плащани по банкова сметка, плащането за закриване на разчета се отчита към момента на нареждането на парите от банковата сметка в съответната папка.

06

Папка № 6.00 – Възнаграждения и осигуровки


Съдържа Счетоводни справки по начисляване на Възнаграждения, Ведомостите за Работни Заплати, Присъствени Ведомости, Болнични листи, Декларации за Еднократни Помощи, копия от Молби за отпуск, Счетоводни Справки по начисляване на осигуровки на самоосигуряващи се лица, Сметки за Изплатени Суми.

07

Папка № 7.00 – Дълготрайни активи


Съдържа Счетоводни Справки по начисляване на амортизационни отчисления, Годишни Амортизационни Планове, Данъчни Амортизационни Планове, Инвентаризационни Описи и Протоколи.

08

Папка № 8.00 – Приходи и разходи за бъдещи периоди


Съдържа Счетоводни Справки и погасителни планове за отчитане на приходи и разходи за бъдещи периоди.

09

Папка № 9.00 – Склад и производство


Съдържа Счетоводни Справки за изписване на стоки и материали, за заприхождаване и изписване на готова продукция, Справки за наличности преди и след изписване, Справки за доставки и Справки за реализации по отчетна стойност.

10

Папка № 10.00 - Други Счетоводни Операции


Съдържа Счетоводни Справки за месечно и годишно приключване на приходни и разходни сметки, на сметки по ДДС и други сметки, Счетоводни Справки отчитащи покупката на ДА съгласно лизингов договор и Счетоводни Справки за преоценка.

11

Папка № 11.00 - Приход каса във валута (Дт 502)


1. Съдържа приходни касови ордери във валута.

2. Когато се използва повече от една валута, се водят папки с номера 11.01, 11.02 и т.н. за всяка отделна валута.

12

Папка № 12.00 - Разход каса във валута (Кт 502)


1. Съдържа разходни касови ордери във валута, Авансови Отчети във валута, Разписки, Квитанции и други разходооправдателни документи, не класирани на друго място.

2. Когато се използва повече от една валута, се водят папки с номера 12.01, 12.02 и т.н. за всяка отделна валута.

13

Папка № 13.00 - Разплащателна сметка във валута (Дт/Кт 504)


1. Съдържа банкови извлечения по разплащателни сметки във валута с екземпляр от съответните нареждания към тях.

2. Когато има открити повече от една сметка във валута се водят папки с номера 13.01, 13.02 и т.н. за всяка отделна валута/сметка.

14

Папка № 14.00 - Издадени Фактури във валута (Дт 4111 Клиенти във валута)


1. Съдържа всички издадени фактури във валута, независимо от начина на плащане – в брой или по сметка.

2. Всички фактури задължително се осчетоводяват през разчетната сметка 4111 – Клиенти във Валута, където се завеждат аналитично по Клиенти.

3. За фактурите, платени в брой в деня на издаването им, се съставя втора статия към документа за отчитане на плащането и закриването на разчета.

4. За Фактурите, плащани по банкова сметка, плащането за закриване на разчета се отчита към момента на постъпването на парите по банковата сметка в съответната папка.

15

Папка № 15.00 - Получени Фактури във валута (Кт 4011 Доставчици във валута)


1. Съдържа всички получени фактури в използвана валута, независимо от начина на плащане – в брой или по сметка.

2. Всички получени Фактури задължително се осчетоводяват през разчетната сметка 4011 – Доставчици във Валута, където се завеждат аналитично по Доставчици.

3. За Фактурите, платени в брой в деня на издаването им, се съставя втора статия към нея за отчитане на плащането за закриване на разчета.

4. За Фактурите, плащани по банкова сметка, плащането за закриване на разчета се отчита към момента на нареждането на парите от банковата сметка в съответната папка.

16

Папка № 16.00 - Периодични Отчети


1. Съдържа Финансови доклади по месеци (тримесечия), комплектовани със съответните Оборотни Ведомости, Баланси, Отчети за Приходите и Разходите, Други Счетоводни Справки, Предварителен Финансов доклад по ДДС, Оборотна Ведомост преди и след приключване на сметките и Оборотна Ведомост преди и след начисляване на Данък върху Печалбата в лева.

2. Към края на финансовата година се класират Аналитична Оборотна Ведомост, Отчет за Приходи и Разходи, Баланс, Отчет за Собствения Капитал, Отчет за Паричния Поток преди и след начисляване на корпоративен данък, както и всички аналитични справки необходими за изготвяне на Годишен Финансов Отчет.

17

Папка № 17.00 - ДДС


Съдържа месечни и годишни Декларации по ЗДДС, Дневници по ДДС, Справки по ДДС и Протокол за приемане на магнитен носител по ДДС или прието електронно деклариране.

18

Папка № 18.00 - Декларации и Отчети


1. Съдържа Данъчни Декларации по ЗКПО и ЗОДФЛ и Справките към тях, Декларации по ДОО и ЗО, Годишни Счетоводни Отчети, Одиторски Доклади и Заверки, Заповеди за Ревизии и Данъчни Актове, Индивидуален Сметкоплан и Счетоводна Политика, Придружителни Писма за подадена информация към НОИ и Отчети към БНБ и НСИ.

2. Документите се подреждат по видове и по хронология, като се разделят с жълти разделители.

3. Документите от тази Папка не се архивират.

19

Папка № 19.00 - Личен Състав


1. Съдържа Документи по Личния Състав, Трудови Договори, Молби за назначаване, напускане и отпуск, медицински свидетелства, свидетелства за съдимост, документи за квалификация, заповеди за наказания и други Документи, касаещи Личния Състав.

2. Документите се подреждат в досиета за всеки служител по азбучен ред или по хронология на постъпване, като се разделят на работещи и напуснали.

3. Когато има сключени Граждански договори се създава папка 19.01 – Граждански Договори, в която се класират всички Граждански Договори и копия от сметките за изплатени суми по хронология на сключване или по азбучен ред.

4. Документите от тези папки не се архивират.

20

Папка № 20.00 - Правен Статус


1. Съдържа по възможност всички Документи свързани с правния статус, Учредителни Договори и Документи, Устави, Съдебна Регистрация и промени в нея, Данъчна Регистрация и промени в нея, Регистрация по Булстат и промени в него, Регистрация в Националния Осигурителен Институт, Разрешителни, Лицензи, Регистрирани Клонове, Търговски Представители, Търговски Договори, Издадени Пълномощни, Документи по регистрация и дерегистрация по ЗДДС и други Документи касаещи правния статус.

2. Документите се подреждат по вид и хронология, като се разделят с жълт разделител.

3. Документите от тази Папка не се архивират.

21

Папка № 21.00 – Кредитно досие


Съдържа всички Справки предоставени при кандидатстване за кредит, Договори за кредит, Справки предоставяни на кредитодателя, Анекси за промяна в договора, за прекратяване на кредита и всички документи свързани с получаване и погасяване на кредита.

22

Папка № 22.00 - Досиета по ревизии и по насрещни проверки


1. Съдържа досиета подредени по хронология за всички проведени ревизии и насрещни проверки.

2. Досиетата задължително трябва да съдържат всички предадени справки, копия от всички Данъчни и Ревизионни документи, кореспонденция с данъчните и ревизионни органи.

23

Папка № 23.00 – Консолидирани отчети


Съдържа Консолидирани Отчети и всички необходими отчети и справки за изготвянето им.

24

Папка № 24.00 – Кореспонденция с клиент


1. Съдържа цялата кореспонденция между обслужвания Клиент и Организацията.

2. Документите от тази папка не се архивират.

25

Папка № 26.00 – Други Документи


                Съдържа всички неосчетоводени Счетоводни Документи, Некоректни и Негодни за Осчетоводяване Документи и Документи, за които не е указано в коя Папка да бъдат класирани, в това число и всички Приемо-Предавателни Протоколи, разменени между Клиент и Организацията.

26

Папка № 27.00 - Задбалансови Активи и Пасиви


1. Съдържа Документи, които се отразяват в задбалансови сметки.

2. За различните задбалансови сметки се откриват папки 27.01, 27.02 и т.н.



Коментари