Задай въпрос тук
Емил Попов Емил Попов Kreston BulMar управляващ съдружник, директор корпоративни финанси и основател на компанията

2.1 Завеждане Счетоводство на Предприятие

Публикувано на: 20.11.2010





2.1. Завеждане Счетоводство на Предприятие


Завеждане счетоводството на едно предприятие минава през няколко прегледа и анализа на състоянието на счетоводната отчетност до момента и на информационните нужди, които то трябва да задоволява: (1) на ръководството за вземане на правилни управленски решения; (2) на акционерите, за да следят как се развива и възвръща тяхната инвестиция; (3) на кредиторите, за да оценяват има ли риск от не връщане на предоставените кредити; (4) на доставчиците, за да оценяват има ли опасност от забавяне в плащанията на доставките и не на последно място (5) на данъчната администрация, за да контролира и събира дължимите към държавния бюджет данъци. Разбира се ако предприятието е ново, тогава остава само анализа за информационните нужди, които счетоводството трябва да задоволява.


 1. Преглед и Анализ на Счетоводна Отчетност


Прегледа и анализа на счетоводната отчетност на едно предприятие към определен момент, включва:


          • Преглед на приложимото законодателство и счетоводни стандарти:

               - кои данъчни и стопански закони регламентират дейността на предприятието и дали то е изпълнило специфичните изисквани на тези закони, като регистрационни, разрешителни и/или лицензионни режими;

               - кои са използваните и приложимите счетоводни стандарти, национални или международни, и дали предприятието прилага тези, които трябва да прилага или е подходящо да прилага (в случите на възможността да се прилагат международните счетоводни стандарти).

          • Преглед на използваната счетоводна политика (счетоводната политика е съвкупност от политики за счетоводното отчитане на различните обекти в едно предприятие, съгласно приложимите счетоводни стандарти):

               - изобщо има ли фактически действаща и прилагана счетоводна политика (много често в българската действителност, счетоводната политика е проформа документ, който го има заради счетоводното законодателство, но не се прилага в предприятието);

               - счетоводната политика съответства ли на спецификата на дейността на предприятието (често се случва една прилагана политика да е заимствана от друго предприятие и да не е адаптирана за спецификите на предприятието);

               - ръководството на предприятието разбира ли счетоводната политика, която е одобрило или изобщо не е запознато с нея (веднага трябва да се отбележи, че счетоводните стандарти, често казват, че един обект може да се отчита по един или по друг начин, съобразно утвърдената от ръководството счетоводна политика – ето защо именно ръководството трябва да прецени всички тези алтернативи и да одобри счетоводната политика, съобразно своите политики и цели за формирането на финансовия резултат в допустимите от стандартите рамки).

          • Преглед на използвания сметкоплан:

               - дали ръководството на предприятието е одобрило индивидуален сметкоплан, от кого и кога е разработен, от колко време се използва и променян ли е през годините;

               - дали използваните сметки в сметкоплана са достатъчни (или в повече), за да представят в достатъчно добра светлина дейността и финансовото състояние на предприятието;

               - дали използваните сметки, там където е необходимо, имат достатъчно добра и добре структурирана аналитичност и под аналитичност, за да представят във възможно най-разбираем вид случващото се в рамките на един обект (тоест дава ли аналитична и структурирана информация за целите на изготвяне на специфични отчети за мениджърски, търговски и други нужди);

               - дали сметкоплана проследява разчетите по всеки документ, по който е възникнало вземане или задължение в предприятието.

          • Преглед за стандартизация в счетоводното отчитане:

               - дали има стандартизирана номенклатура на операциите, допустими за осчетоводяване в предприятието;

               - дали има стандартизирана номенклатура на първичните и вторичните счетоводни документи, допустими за осчетоводяване в предприятието;

               - дали има стандартизирана процедура за класиране и съхранение на първичните и вторичните счетоводни документи, както и номенклатура на използваните счетоводни папки;

               - дали са идентифицирани обичайните стопански операции за предприятието и дали е възприет стандартизиран подход за тяхното счетоводно отчитане, и ако е приет такъв подход дали е в съответствие с приложимите счетоводни стандарти и добрата счетоводна практика за осчетоводяване.

          • Преглед на практиките за осчетоводяване:

               - как се отчитат капитала (общо или по акционери), резервите (общо или по източници на формиране), неразпределената печалба (общо или по години), непокритата загуба (общо или по години) и получените заеми (общо или по източници);

               - как са отчитани дълготрайните активи – има ли съставени данъчен и счетоводен амортизационен план, какви и как са определени сроковете за ползване на всеки актив (съответно за счетоводна и данъчна амортизация), аргументирано ли са определени остатъчните стойности за всеки актив, как са начислявани амортизациите (счетоводни и данъчни), съответстват ли начислените (осчетоводените) амортизации на амортизационните планове (счетоводен и данъчен), как са формирани отчетната и балансовата стойност, правени ли са преоценки или обезценки и нужно ли е да се направят;

               - как са отчитани и изписвани стоки, материали, суровини и готова продукция – как се е формирала стойността за изписване на стоките, как се е формирала себестойността на готовата продукция и как се извършва тяхното изписване, има ли бракувани или погинали запаси и как това е отчетено;

               - дали взаимоотношенията с клиенти и доставчици са водени аналитично и дали винаги са минавали през разчетни сметки, независимо от начина на плащане;

               - дали взаимоотношенията с персонала и бюджета (за данъци) са водени с подходяща аналитичност и дали винаги са минавали през разчетни сметки;

               - дали разходите по икономически елементи и разходите за дейността са водени с подходяща аналитичност, съобразно дейността и структурата на предприятието, и са приключвани по коректен начин;

               - дали приходите са водени с подходяща аналитичност, съобразно дейността и структурата на предприятието, и са приключвани по коректен начин.

          • Преглед на капитала, акционерите (съдружниците) и свързаните лица:

               - дали е внесен записания капитал и дали се отчита аналитично по акционери (съдружници);

               - води ли се и как акционерна книга (книга за дяловете);

               - налични ли са всички актове и решения на ръководните органи и направени ли са нужните осчетоводявания във връзка с тях (особено за разпределение на печалби или дивидент, покриване на загуби и т.н.);

               - идентифицират се свързаните лица и сделките с тях, за да се проверят дали са протекли при пазарни условия или не, от което би могло да възникне данъчен проблем.

          • Преглед и анализ на наличните дълготрайни активи и материалните запаси:

               - дали са правени ежегодни инвентаризации на наличните активи и осчетоводявани ли са резултатите от тях;

               - дали дълготрайните активи, видни от счетоводството по документи и счетоводни сметки, съществуват и тяхната балансова стойност е близка до тяхната справедлива стойност – ако се прецени за целесъобразно и ръководството на предприятието е убедено е препоръчително да се направи инвентаризация и оценка на наличните активи;

               - дали има активи, за които няма документална следа в счетоводството (колкото и абсурдно да звучи, това се случва много често и се установява точно при инвентаризация), за които трябва да се предприемат мерки за тяхното завеждане и оценяване;

               - дали наети и/или получени на лизинг активи не трябва да бъдат отразени като активи и дали са отразени като активи в счетоводството;

               - дали са правени ежегодни инвентаризации на наличните материални запаси и осчетоводявани ли са резултатите от тях;

               - дали материалните запаси, видни от счетоводството по счетоводни сметки, съществуват и отговарят на стойността, на която се водят – ако се прецени за целесъобразно и ръководството на предприятието е убедено е препоръчително да се направи инвентаризация и оценка на наличните материални запаси;

          • Преглед и анализ на формираната себестойност:

               - какви са възприетите политики за формиране на себестойността на стоки, материали и суровини, спазвани ли са и коректни ли са изчисленията на себестойността в различните периоди;

               - какъв е използвания себестойностен модел при отчитането на производство (готова продукция), съответства ли на приложимите стандарти и коректни ли са изчисленията на себестойността в различните периоди;

               - отчитани ли са строителните договори, ако има такива, съгласно приложимите стандарти.

          • Преглед и анализ на паричните средства, вземанията и задълженията:

               - дали паричните средства на банка и на каса, по данни от счетоводните сметки, фактически отговарят на наличностите по банкови сметки и физически каси, което се удостоверява с писмо за потвърждение на салда от банката и фактическо преброяване на парите на  каса;

               - дали всички банкови извлечения и документи са налични и водена ли е и как касова книга;

               - дали съвпадат крайните месечни салда по банковите извлечения и касовите книги със счетоводните салда, които ги отразяват;

               - дали валутните сметки се отчитат количествено (по вид валута) и на какъв период се преоценяват (ежедневно, ежемесечно или годишно);

               - дали вземанията от клиенти и други контрагенти, по данни от счетоводните сметки, са коректни и вярно отразяват размера на реалните вземания – ако се прецени за целесъобразно и ръководството на предприятието е убедено, е препоръчително да се поиска потвърждение на всяко едно вземане от всеки един длъжник, в това число да се оцени и способността му да върне това свое задължение към предприятието. Препоръчително е да се анализира вероятността дали е възможно да съществуват вземания и от други клиенти и контрагенти, за които няма данни в счетоводството, след което да се потърси начин за тяхното потвърждаване – това може да произлезе от известни и/или предполагаеми договорни (много вероятни или неизбежни) отношения (договори);

               - дали задълженията към доставчици и други контрагенти (в т.ч. кредити), по данни от счетоводните сметки, са коректни и вярно отразяват размера на реалните задължения – ако се прецени за целесъобразно и ръководството на предприятието е убедено, е препоръчително да се поиска потвърждение на всяко едно задължение от всеки един доставчик или кредитор. Препоръчително е да се анализира вероятността дали е възможно да съществуват задължения и към други доставчици и контрагенти, за които няма данни в счетоводството, след което да се потърси начин за тяхното потвърждаване.

          • Преглед на специфични взаимоотношения с чуждестранни лица:

               - дали предприятието има финансирани  я от чуждестранни лица, които подлежат на регистрация и постоянен отчет (на всеки три месеца) в БНБ и дали това е направено коректно;

               - дали предприятието е изплащало и изплаща възнаграждения и/или други доходи на чуждестранни лица (физически или юридически), при което има данъци при източника и дали тези данъци са коректно начислени.

          • Преглед на отчитането на работните заплати и разчетите с личния състав:

               - какви категории труд служители работят в предприятието и дали всички те са заведени във ведомостта в съответната категория труд;

               - налични, окомплектовани и системно водени ли са трудовите досиета на всички служители;

               - дали всички ведомости и свързаните с тях молби, заповеди и болнични от една страна и уведомления, придружителни писма, справки и декларации до НАП от друга страна са налични;

               - как са отчитани разходите за командировки – окомплектовани ли са със заповеди и документи за всички съпътстващи разходи.

          • Преглед и анализ на оборотната ведомост, във всички нейни форми и другите счетоводни справки:

               - оборотната ведомост във всички нейни форми и разновидности, заедно със всички други счетоводни справки, трябва да бъдат разгледани много внимателно (сметка по сметка, аналитичност по аналитичност, партида по партида, оборот по оборот и салдо по салдо), за да не остане нещо, което да не е разбрано от къде е дошло (изостанало) и защо е толкова неговата стойност. Прегледа и анализа на оборотната ведомост и счетоводните справки са разгледани много подробно в раздел ”Счетоводни Справки”;

               - специално внимание за сметки от типа други кредитори, други дебитори и провизии и изследване на техния произход и коректност в отчитането;

               - специално внимание за сметки приходи и разходи за бъдещи периоди и изследване на техния произход и коректност в отчитането;

               - има ли отсрочени данъчни пасиви и активи и от какво са възникнали и коректно ли е отчетено;

               - има ли условни пасиви и активи (задбалансови) и от какво са възникнали и коректно ли са отчетени.

          • Преглед на разчетите по ДДС(ако предприятието е регистрирано по ЗДДС):

               - дали има ДДС за възстановяване което е в период на прихващане или вече е за възстановяване или този период е пропуснат и трябва да се предизвика нарочна ревизия за неговото възстановяване;

               - дали има отсрочени за деклариране фактури за доставки, които могат да бъдат включени в следващите 12 периода след издаването им, за да се контролира тяхното деклариране в подходящ период;

               - налични ли са всички документи въведени в ДДС дневниците (случва се много често да липсват, ако има времеви и човешки ресурс да се провери е препоръчително да се направи);

               - във връзка с прегледа на разчетите по ДДС, трябва да се изискат и анализират дневниците и справки-декларациите по ДДС поне за последните 12 месеца.

          • Преглед на финансовите отчети и данъчна декларация за последните 2, 3 или 5 предходни отчетни периода (в зависимост от времето, ресурсите и информацията, с която се разполага е добре да бъдат разгледани отчетността и отчетите на поне предходните два отчетни периода, а по възможност това да се направи за предходните пет отчетни периода – тоест поне до дълбочината на данъчната давност):

               - дали крайните салда в оборотната ведомост на всеки отчетен период съвпадат с началните салда в оборотната ведомост на следващия отчетен период;

               - дали има промяна в счетоводната политика през различните отчетни периоди и отчетено ли е това коректно в счетоводството на предприятието;

               - дали финансовите отчети съответстват на данните в счетоводството (нека не звучи абсурдно, но такова разминаване се открива не много рядко);

               - дали има детайлни приложения (бележки), съпровождащи финансовите отчети, които да дават яснота за всяка една стойност в отчетите;

               - дали има оповестявания за прилаганите счетоводни политики при счетоводната отчетност и дали тези политики са прилагани за целите на финансовите отчети;

               - дали годишните данъчни декларации съответстват на финансовите отчети, приложенията и оповестяванията към тях и към приложимите норми за данъчно преобразуване на финансовия резултат (нека пак не звучи абсурдно, но такова разминаване се открива не много рядко);

               - дали има данъчни ревизии от НАП и проверки от други контролни органи за последните 2, 3 или 5 години и осчетоводени ли са, ако водят до събитие, което предполага осчетоводяване. Да се изиска удостоверение за липса/наличие на данъчни задължения;

               - във връзка с прегледа на финансовите отчети и данъчните декларации, трябва да се изискат и анализират оборотните ведомости (и аналитични оборотни ведомости) преди и след приключване, всички други счетоводни справки, годишните финансови отчети, годишните данъчни декларации и годишните статистически отчети (с входящите номера, с които са подадени), както и всички ревизионни доклади и актове от НАП и други контролни органи за последните 2, 3 или 5 години.

          • Преглед на всички договори, търговска кореспонденция, актове и съдебни спорове (дела):

               - дали има наличен регистър за сключените договори, търговската кореспонденция, актовете на контролни органи и водените съдебни спорове (дела) и дали са налични сключените договори, търговската кореспонденция, актовете на контролни органи и преписки за водените съдебни спорове (дела);

               - дали в наличните договори и търговска кореспонденция няма задължения, рискове или вземания, които трябва да бъдат отразени в счетоводството, но все още не са отразени;

               - дали от актовете на различни контролни органи не са произтекли задължения, които трябва да бъдат отразени в счетоводството, но все още не са отразени;

               - дали от наличните преписки по съдебни спорове (дела) не възниква необходимостта от счетоводни записвания, които все още не са направени.


 2. Завеждане на Счетоводството


След като е извършен преглед и анализ на дейността и счетоводната отчетност на едно предприятие и са събрани посочените в предходната точка документи, се пристъпва към завеждане (презавеждане) на счетоводството му от определен момент, което включва:


          • Анализ на дейността на предприятието (ако вече не е направен при прегледа и анализа по предходната точка):

               - каква дейност или дейности извършва предприятието;

               - кои специфични стопански закони регламентират дейността му и подлежи ли на някакъв регистрационен, разрешителен или лицензионен режим;

               - регистрирано ли е и/или подлежи ли или ще подлежи ли на регистрация за целите на ЗДДС и ЗАДС;

               - какви бизнес процеси протичат в предприятието – от входа на стоки, материали или суровини до изхода към клиентите;

               - каква е организационната структура в предприятието;

               - с какви офисни, търговски и/или производствени обекти разполага предприятието и как комуникират по между си;

               - какви са обичайните отношения с доставчиците и клиентите;

               - какви са видовете стоки, материали, суровини и продукти, с които предприятието работи или ще работи и как се извършва или ще бъде извършвана аналитичната им отчетност – в счетоводния софтуер или в специализиран софтуер (за управление на складово стопанство или производство).

          • Анализ на информационните нужди на ръководството, акционерите и кредиторите:

               - какви специфични справки, освен стандартните отчети и доклади, и с каква периодичност ще изисква ръководството;

               - каква информация (отчети и/или справки) и с каква периодичност ще изискват акционерите;

               - каква информация (отчети и/или справки) и с каква периодичност ще изискват кредиторите.

          • Идентифициране на обичайните стопански операции за предприятието:

               - съобразно дейността, бизнес процесите и обичайните отношения с доставчиците и клиентите се идентифицират и описват всички обичайни стопански операции;

               - за така описаните обичайни стопански операции се съставя модел или шаблон за ръчно или автоматизирано осчетоводяване, в това число и за тяхното данъчно третиране (облагане);

               - за всички останали, необичайни стопански операции, се дава указание с кого се съгласуват преди да бъдат осчетоводени – обикновено необичайни стопански операции са покупката (в т.ч. и на лизинг) и продажбата на дълготрайни активи, получаването на банкови заеми и други подобни стопански операции, които не се случват циклично.

          • Съставяне на счетоводна политика:

               - след като е анализирана дейността на предприятието и информационните нужди на основните потребители на информация, с ръководството на предприятието се съгласуват и политиките за отчитане на отделни обекти в отчетността на предприятието, съгласно приложимите счетоводни стандарти;

               - съставя се счетоводна политика, която ако се различава с предходна такава, се аргументира кое налага промените в счетоводната политика;

               - представител на ръководството с нарочен акт одобрява счетоводната политика за прилагане;

               - към този раздел е приложен модел на счетоводна политика с алтернативни възможности в отчитането на различни обекти.

          • Съставяне на индивидуален сметкоплан:

               - след като е анализирана дейността на предприятието, ясни са информационните нужди, има яснота как ще бъдат отчитани стоки, материали, суровини и продукти, идентифицирани са обичайните стопански операции и е одобрена счетоводната политика, най-накрая се проектира индивидуалния сметкоплан за предприятието;

               - в сметкоплана внимателно се дефинира кои счетоводни сметки ще имат аналитично отчитане, каква точно ще бъде тази аналитичност, ще има ли аналитичности със своя допълнителна поданалитичност, кои сметки освен стойностно ще се отчитат и количествено (обикновено сметките за стоки, материали, суровини, продукти и валута) и в кои сметки или аналитичности ще има и партидно отчитане по отделни документи;

               - след като сметкоплана е съставен, представител на ръководството с нарочен акт го одобрява за ползване;

               - към този раздел е приложен модел за сметкоплан, заедно с подробното описание за всяка сметка, какъв обект отчита, каква е нейната препоръчителна структура, с кои други счетоводни сметки обичайно кореспондира и какво означават нейните салда и обороти.

          • Завеждане на началните салда в сметкоплана:

               - ако се завежда счетоводството на предприятие, което е работило до момента и е одобрен нов сметкоплан, много прецизно се прехвърлят салдата (и началните обороти, ако презавеждането става по време на финансовата година) от старите сметки, аналитичности и партиди към новите сметки, аналитичности и партиди, така че новите начални салда сумарно да са равни на предходните крайни салда;

               - след завеждането на началните салда (и обороти) и след осчетоводяването на подходящ брой стопански операции е добре веднага да се тества дали използвания счетоводен софтуер при тази структура и аналитичност на сметкоплана може да произведе всички отчети и справки, които да задоволят очакваните информационни нужди.

          • Стандартизиране на отчетността:

               - за по-голямо удобство при работа, за по-добра статистика, за лесна заменяемост или съвместна работа на счетоводители е нужна стандартизация при осчетоводяването на всяко едно предприятие, като освен стандартизиране осчетоводяването на обичайните стопански операции е добре да се стандартизират и използваните номенклатури на документи, на счетоводни операции и на счетоводни папки;

               - към този раздел са приложени модели за стандартизирани номенклатури на документите, счетоводните операции и счетоводните папки.



Коментари

  • Здравейте, имам конкретен въпрос. В ДЗЗД аз и приятелката ми сме съдружници, СОЛ сме и участваме с личен труд в дейността на ДЗЗД-то. Превеждаме си осигуровките през разплащателната сметка на ДЗЗД -то. Знам, че те не се признават за разход на фирмата, а са един вид авансов данък по доходите на физически лица. В сметкоплана при записване на капитала съм направил Дт 424/102 Аналитична с нашите имена. Въпросът ми е каква статия трябва да се направи за преведените ни осигуровки, какъв разчет трябва да е, така, че в баланса да не излезе като задължение/ аванс към съдружниците ? Учил съм счетоводство на търговски дружества, не съм го работил никога, но нямам възможност да плащам на счетоводител и сам си водя работите криво ляво. Очаквам отговор по поставения въпрос не от типа ами чети, плати си и т.н.
  • За да коментирате е нужно да сте регистриран в системата