Ана Пейчева Ана Пейчева Kreston BulMar директор счетоводство

6.05. Състояние на Партиди по Сметка (на Аналитичност по Сметка)

Публикувано на: 22.10.2010





АЛФА ЕООД

СЪСТОЯНИЕ на ПАРТИДИ по СМЕТКА 401, Незакрити Партиди

за периода от: 01.01.2010 до: 31.01.2010


документ № / дата / вид / контрагент

начално салдо

обороти

крайно салдо

ДЕБИТ

КРЕДИТ

ДЕБИТ

КРЕДИТ

ДЕБИТ

КРЕДИТ

(1) БЕТА ООД


(1) 0000020940/18.01.2010; Н.салдо:

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1

0000020940 18.01.2010 Фактура БЕТА

0.00

0.00

0.00

4 140.00

0.00

4 140.00

ОБЩО за ПАРТИДАТА

0.00

0.00

0.00

4 140.00

0.00

4 140.00

(16) ГАМА ООД


(1) 0000000518/29.01.2010; Н.салдо:

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1

0000000518 29.01.2010 Фактура ХХ

0.00

0.00

0.00

528.00

0.00

528.00


(5) 0000000475/26.09.2009; Н.салдо:

0.00

7.20

0.00

0.00

0.00

7.20

ОБЩО за ПАРТИДАТА

0.00

7.20

0.00

528.00

0.00

535.20

(23) ДЕЛТА ООД


(1) 0000000001/18.01.2010; Н.салдо:

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1

88 18.01.2010 Банково извлечение в лв.

0.00

0.00

2 000.00

0.00

2 000.00

0.00

ОБЩО за ПАРТИДАТА

0.00

0.00

2 000.00

0.00

2 000.00

0.00

СУМАРНО ЗА ВСИЧКИ ПАРТИДИ

ОБЩО за СМЕТКА 401

0.00

7.20 

2 000.00

4 668.00 

2 000.00

4 675.20


 1. Формиране и Предназначение 


Справка Състояние на Партиди по Сметка е вторичен счетоводен документ, в който са отразени началните салда, оборотите и крайните салда по партидите към сметка или към отделна аналитичност по сметка.

Партидата по своята същност е счетоводно отчитане, към сметка или аналитичност на контрагент (доставчик или клиент), на всички документи (обикновено фактури) на базата, на които имаме разчети (вземания или задължения) с контрагент. На практика партидата е счетоводно отчитане на документ (най-често фактура), по който възниква задължение или вземане, респективно с доставчик или с клиент. Счетоводното отчитане на фактурите по партиди, позволява лесното проследяване по които фактури какви задължения или вземания има към определен момент, което изключително много помага на управляващите по най-добрия начин да управляват паричните потоци на предприятието.

 Обикновено партидно отчитане има по сметки 401 „Доставчици” и 411 „Клиенти”. За да бъде най-удобно за анализа, сметки 401 и 411 трябва да се заведат аналитично, като за всеки доставчик или клиент да има отделна аналитичност, по която всяка една фактура, получена или издадена към тях, да се води в отделна партида. Така много точно могат да се проследяват кога и по кои точно документи възникват разчети с доставчик или клиент, какви са салдата (задълженията или вземанията) по тях и кога са закрити.

Справката Състояние на Партиди по Сметка се представя в табличен вид, в който по редовете са разположени данните за партидата – име на контрагента, номер на документа (получен от или издаден към него), дата на документа и име на документа (фактура, дебитно известие, кредитно известие, протокол), а по колоните са представени началните дебитни и кредитни салда, дебитните и кредитните обороти, и крайните дебитни и кредитни салда. На последния ред от справката са сумирани общо всички салда и обороти по всички партиди (документи), по които имаме разчети с един контрагент.

Справката Състояние на Партиди по Сметка се използва за преглед на незакритите партиди (задължения или вземания по документи) на аналитичностите към дадена синтетична сметка. Справката винаги обхваща само една синтетична сметка. Чрез тази справка, за избран период, можем да разберем на кой доставчик, какво дължим или от кой клиент, какво имаме да взимаме. Освен документа, който не е платен, от справката също могат да се видят и дати, на които са платени/получени частични суми по някои от документите. Когато напълно платим/получим дадено задължение/вземане трябва да отразим коректно сумата по аналитичността на доставчика/клиента, като закрием вече партидата, създадена при възникването на разчета (задължение/вземане по документ).


Пример:

В горната таблица е разгледано състоянието на всички незакрити партиди на сметка 401 Доставчици. Синтетичната сметка е 401, тя има три аналитичности за доставчиците Бета ООД, Гама ООД и Делта ООД, които са определени като партидни. Нашият доставчик Бета ООД има незакрита партида и това е по фактура №20940 от 18.01.2010, по която ние дължим 4 140,00 лева. Същото се отнася и за нашия доставчик Гама ООД, по който също има не закрити партиди по други две фактури, по които ние дължим общо 535,20 лева.


Забележка: Справка Състояние на Партиди по Сметка е възможно да бъде съставена само тези синтетични сметки или аналитичности по синтетични сметки, които се отчитат партидно (тоест по документи). Тази справка не може да бъде съставена за синтетични сметки или аналитичности по синтетични сметки, ако са били дефинирани като крайни (тоест да се отчитат само на синтетично или аналитично ниво), а не като партидни (тоест да се отчитат по документи).


 2. ПРЕГЛЕД – правила, чести грешки/проблеми и техните решения


Характерът на избраната синтетична сметка (активна или пасивна) определя и характера на партидните й подсметки. Поради тази причина например, началните и крайните салда на партидните подсметки, които са част от пасивна синтетична сметка могат да бъдат само кредитни.

Честа грешка или несъответствие е, когато партида има дебитно крайно салдо, а синтетичната (основната) и сметка е пасивна. В таблицата се вижда, че по аналитичността на Делта ООД има такова некоректно салдо. Най-честата причина за това е, че сме отразили по партидата плащането, а още не сме осчетоводили документа, с който ще възникне разчета/задължението към Делта ООД.Трябва веднага да потърсим този липсващ документ. Друга причина е плащането по проформа фактура, която не се осчетоводява, а се осчетоводява последвалата я издадена фактура (която обикновено е с дата следваща тази на плащането).

Често при плащане от/към контрагент, можем да закрием партида различна от тази, за която се отнася плащането. Тези грешки се допускат най-вече при контрагенти, от които получаваме или на които издаваме голям брой документи. Когато не може да бъде определено коя партида да се закрие с дадено плащане, тогава е най-добре да се направи съгласуване с контрагента извършил плащането.

Справката Аналитични Обороти по Сметка отразява само осчетоводените документи, така че ако имаме банкови извлечения, които не са осчетоводени или липсват, те няма да бъдат отразени в тази справка и съответното вземане или задължение няма да е закрито, дори и да е платено в действителност. Също така, ако некоректно е отбелязано на някоя фактура, че е платена по банков път, а всъщност плащането се е извършило в брой – партидата ще остане незакрита. Тогава следва да се съгласува с контрагента за потвърждение на салдата по сметките.



Коментари

-->